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基于移動端模式的醫院行政后勤信息化建設實踐與探索
提交者:九鼎醫管發表時間:2021-3-15點擊次數:8722來源:

醫院咨詢公司


  一、醫院行政后勤信息化建設背景
  
  隨著綜合性醫院規模的擴大及信息網絡技術的快速發展,醫院行政和后勤傳統管理模式已經不能適應當前醫院管理的需求,如何利用信息化手段,減輕工作人員負擔,提升后勤行政效能,探索一條現代化醫院管理之路,是當前醫院行政后勤管理者面臨的重要問題。
  
  青島大學附屬醫院始建于1898年,是一所集醫療、教學、科研、預防、保健、康復等功能為一體的省屬綜合性三級甲等醫院。目前,醫院市南院區、嶗山院區、西海岸院區、市北院區開放床位5057張,共有職工7000余人。當前,傳統的紙質、PC端辦公方式已經無法滿足醫院多院區辦公的需要,而臨床職工繁雜的醫療工作也對便捷化、智慧化行政后勤提出了需求。因此,搭建一個手機、電腦互聯互通,系統數據互通互聯的智能辦公后勤服務平臺,也就成為了醫院進一步發展,讓數據多跑路、員工少邁步的迫切需求。
  
  面對醫院各類系統繁多、系統切換頻繁的問題,我院使用釘釘APP作為統一移動門戶入口,將多種應用整合于一體,實現單點登錄,在自建核心業務應用之外,也充分利用釘釘平臺自帶應用及第三方應用,效果顯著。
  
  二、具體應用
  
  (一)報修管理及流程審批模塊
  
  針對設備維修時效性強、結果可追溯的特點,醫院設計了報修系統。報修人可選擇新建工單在釘釘移動端發起報修,填寫報修內容,上傳現場照片,一鍵下單。管理人員可選擇手動或自動派單,系統自動統計工時,實現了報修流程的閉環管理。通過報修人對接單工人進行評價,保證維修效率及質量。同時系統支持后臺統一調度、維修查詢、工單統計。系統開發前端使用mui框架,后端采用J2EE架構,接口通過最新JS-SDK工具與釘釘平臺相連,既能保證系統運行穩定,又能適應未來進一步升級的需要。
  
  對于一些輕量級、需求簡單的審批流程,醫院使用釘釘自帶審批流程,辦公人員可自行開發維護,方便職能部門開展工作。目前醫院在釘釘移動端已經上線流程46個,辦理業務兩萬余項。
  
  (二)“學習強院”在線培訓
  
  醫院傳統的繼續教育模式往往是現場舉辦講座或培訓,并通過現場打卡統計考勤。由于現場培訓往往在固定時間舉行,常常與醫務人員的手術、門診時間相沖突,同時員工參加培訓須要付出大量時間與精力,有時甚至會耽誤正常醫療工作。醫院與浙江某公司共同開發“學習強院”釘釘內設應用,員工可以在線觀看教學視頻、課件,通過在線考試獲取學分,使職工可以通過碎片化時間進行學習,而觀看視頻或課件后的在線考試也保證了培訓質量。除了員工主動學習之外,由于釘釘系統結合了員工的人事信息,教學部門可以根據醫務人員的類別主動向各類人員發送培訓及考試計劃,讓員工限期完成,使醫院的繼續教育管理由被動統計轉變為主動管理,起到了良好效果。截至2020年9月,已上線課程831個,職工總學時達到82000h,組織考試47場,讓員工培訓不再受地域限制。



醫院咨詢公司
  
  2020年“學習強院”培訓使用統計圖
  
  (三)移動排班
  
  醫院傳統的排班方式往往是工作人員手動進行排班和統計,存在著排班復雜、計算繁瑣、換班困難等問題。通過移動端的第三方應用系統,工作人員可以一鍵排班、一鍵核算排班時間;員工可以隨時隨地查詢自己的上班時間、上班總工時,通過手機便可以提出換班調班申請,方便快捷。當前醫院的護理、行政、院領導值班均已采用釘釘內設排班系統,應用科室達二十余個,月均使用人次達一千余次
  
  醫院咨詢公司
  
  2020年8月職工移動辦公使用統計圖
  
  (四)智能客服
  
  隨著醫院院區、員工的增多,員工經常反映出現問題不知該去何處查詢,對于班車、公積金等一些與職工切身利益密切相關的問題,無法快速查詢信息。為更好地服務醫院職工,為員工提供一站式信息查詢服務平臺。利用釘釘內置的智能客服功能,醫院推出“青醫人”智能客服,為全體職工提供一站式信息查詢服務。員工使用“青醫人”智能客服,與機器人對話,可通過關鍵詞查詢公積金、報銷、會議室預約等工作生活中所涉及的知識與內容。如果查詢不到,還可以轉接人工客服,由相關職能部門提供針對性服務。當前“青醫人”已經存儲相關信息數十條,服務1000余人次。
  
  (五)職工菜市
  
  針對醫院員工反映的醫務人員因工作時間長而無暇買菜的實際困難,醫院自主設計“職工菜市”小程序并將其集成于釘釘移動端,為醫院員工提供蔬菜購買專享通道,享受蔬菜團購價格。職工可以通過釘釘移動端在線選擇蔬菜、支付下單,可選擇各院區食堂自取或送貨上門,由與醫院后勤食堂簽約的蔬菜配送公司負責蔬菜的調貨和送貨。自2020年5月功能上線至今,職工共下單182次,極大地方便了員工生活。
  
  (六)工作圈
  
  之前,職工通常習慣于通過微信朋友圈來宣傳自己的科室及新技術,但往往不能覆蓋全院人員,也容易泄露相關信息、引起不良反響。使用基于釘釘軟件的“工作圈”功能發送醫院相關信息,既可以保證全院職工觀看,又可以保護信息安全。
  
  三、討論
  
  (一)系統應用現狀
  
  隨著5G網絡和智能手機的普及,移動辦公已成為大勢所趨。移動辦公平臺有助于實現智能后勤管理的精細化與標準化,使醫院管理從信息化向智能化過渡。截至2020年9月,醫院釘釘使用成員為11080人(包含職工、實習學生、規培醫護人員等),激活率為96%,日均使用量為9000人次,員工使用普及度較高。
  
  (二)系統應用中的問題和對策
  
  醫院應用釘釘或其他移動辦公平臺時,應該因地制宜,針對醫院的具體情況選擇合適的移動辦公系統。一些復雜、重要的流程應放置于本院OA系統,在移動辦公系統中做接口。輕量型的審批可放置于移動平臺。由于釘釘平臺只提供基本功能,在處理各部門一些更深層次、個性化的管理需求方面,依舊須要聘請團隊進行二次開發,才能實現大型醫院的精細化管理。
  
  在系統應用與普及的過程中,應在臨床科室中積極開展普及培訓,在使用中廣泛聽取用戶意見,充分發揮移動端平臺輕量化、動態化管理的優勢,根據臨床需求進行靈活調整。
  
  武漢九鼎顧問是一家集醫院績效、戰略、文化、人力資源為一體的醫院咨詢公司,如有咨詢需求請撥打熱點:027-82444583,或掃描以下二維碼添加客服微信。
  

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